Coupa

Wo finden Lieferanten weitere Informationen zur Zusammenarbeit mit Coupa?

Weitere Informationen erhalten Lieferanten auf der Coupa Supplier Support-Seite oder beim zuständigen Einkaufs-Team von JURA Materials. Kontaktieren Sie die zuständige, obenstehende Person.

Wie viel kostet es, dem Coupa Supplier Portal (CSP) beizutreten?

Die Nutzung des Coupa-Lieferantenportals ist kostenlos. 

Was ist das Coupa Supplier Portal (CSP)?

Das Coupa Supplier Portal (CSP) ist eine Cloudbasierte Plattform, die speziell für die Zusammenarbeit von Käufern und Lieferanten entwickelt wurde. Lieferanten können das CSP verwenden, um ihre Bestellungen anzuzeigen, Rechnungen zu erstellen und einzureichen sowie ihre Kataloge mit bestimmten Käufern zu verwalten. Mit dem CSP können Lieferanten auch den Status aller Transaktionen überprüfen, ohne sich an eine Kreditorenabteilung wenden zu müssen.

Wie greifen Lieferanten auf das Coupa Supplier Portal (CSP) zu?

Die JURA Materials richtet Lieferantenkonten im Coupa-Lieferantenportal ein und sendet eine E-Mail raus, in der Sie sich anmelden und registrieren können. Anschliessend können Sie die Bestell- und Rechnungsprozesse über die Plattform verwalten.

Wo können Lieferanten lernen, wie sie das Coupa Supplier Portal (CSP) nutzen können?

Während das Coupa-Lieferantenportal ein sehr intuitives und benutzerfreundliches System ist, hat die JURA Materials zusätzliche Ressourcen entwickelt, einschliesslich Lehrmaterialien und häufig gestellten Fragen, um Lieferanten durch die verschiedenen Prozesse und Funktionen zu führen.

Können Lieferanten ihre aktuellen Rechnungsstellungsmethoden fortsetzen?

Nach der Inbetriebnahme von Coupa wird empfohlen, dass Lieferanten jede Rechnung über das Coupa-Lieferantenportal einreichen.

Müssen Lieferanten eine zusätzliche Software installieren oder herunterladen, um im Coupa Supplier Portal (CSP) arbeiten zu können?

Es ist keine zusätzliche Software erforderlich. Lieferanten benötigen nur Zugang zum Internet und ein E-Mail-Konto, um auf das Coupa-Lieferantenportal zugreifen zu können.

Wie treten Lieferanten dem Coupa Supplier Portal (CSP) bei?

Lieferanten erhalten per E-Mail eine Einladung der JURA Materials. Nach der E-Mail-Einladung erhalten Lieferanten von Coupa eine zweite E-Mail mit einem Link zur Registrierung im Coupa-Lieferantenportal.

Wie lange dauert die Registrierung für das Coupa Supplier Portal (CSP)?

Der Registrierungsvorgang sollte nach Erhalt der Einladungs-E-Mail weniger als fünf Minuten dauern.

Wenn ein Lieferant Produkte oder Dienstleistungen für mehr als eine Organisation bereitstellt, muss sich der Lieferant für jede Organisation erneut im Coupa Supplier Portal (CSP) registrieren?

Nein, Lieferanten müssen nicht für jeden Kunden ein separates Coupa Supplier Portal (CSP)-Konto erstellen. Lieferanten können eine E-Mail-Adresse/ein Konto bei CSP verwenden, um mehrere Konten zu überwachen.

Was passiert, wenn sich ein Lieferant nicht für das Coupa Supplier Portal (CSP) registriert?

Wenn Lieferanten nicht am Coupa Supplier Portal (CSP) teilnehmen können, benötigen sie eine gültige E-Mail-Adresse, um Bestellungen über die SAN-Schnittstelle (Supplier Actionable Notifications) zu erhalten.

Was ist, wenn ein Lieferant keine E-Mail-Einladung erhält, um Coupa beizutreten?

Wenn ein Lieferant die Coupa-E-Mail-Initiierung nicht erhält, wenden Sie sich an das Einkaufs-Team. Da diese E-Mails möglicherweise als Spam gekennzeichnet sind, werden Lieferanten gebeten, alle E-Mail-Ordner zu überprüfen.

Werden Konten gemeinsam genutzt oder muss jedes Teammitglied der Lieferanten ein separates Login und Passwort erstellen?

Mehrere Konten innerhalb der Organisation des Lieferanten können vom Kontoadministrator des Lieferanten zu einem Konto hinzugefügt werden. Jedes Mitglied erhält eine Einladung, seine eigenen Passwörter zu erstellen.

Muss der Lieferant immer auf die Bestätigungsschaltfläche des CSP oder der Push-E-Mail klicken?

Ja. Durch Klicken auf die Bestätigungsschaltfläche wird bestätigt, dass der Lieferant der Bestellung (PO) zustimmt und die angeforderten Produkte oder Dienstleistungen liefert. Dies sendet auch eine Bestätigung an den Kontoinhaber, der dann über die Annahme der Bestellung informiert wird.

Welche Informationen werden von Lieferanten benötigt, um einen reibungslosen, automatisierten Zahlungsprozess zu gewährleisten?

Lieferanten müssen bei der erstmaligen Einrichtung ihres Kontos alle erforderlichen Daten in das Coupa Supplier Portal (CSP) eingeben. Sobald das Lieferantenkonto eingerichtet wurde, füllt Coupa automatisch alle Bestellungen und Rechnungen mit den erforderlichen Details. Die Bestellung stellt sicher, dass Lieferantenrechnungen an die JURA Materials rechtzeitig und in Übereinstimmung mit den Bedingungen der Bestellung überprüft und genehmigt werden können.

Warum implementiert die JURA Materials Coupa?

Durch den Wechsel zu Coupa trägt die JURA Materials dazu bei, einen einfacheren, transparenteren und für beide Seiten effizienteren Prozess für die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden und Lieferanten zu schaffen, einschließlich effizienterer Bestellungen (POs)
und Rechnungsstellungsprozesse.

Wie wird sich Coupa auf die Zusammenarbeit von JURA Materials mit Lieferanten auswirken?

Der Wechsel zu Coupa bedeutet, dass die JURA Materials und seine Lieferanten auf einer gemeinsamen Plattform namens Coupa Supplier Portal zusammenarbeiten: für alle Interaktionen (z. B. Senden und Empfangen von Bestellungen und Rechnungen, Kommunikation, Informationsaktualisierungen usw.).

Wann startet Coupa bei der JURA Materials?

Coupa ist seit 2022 erfolgreich eingeführt worden. Zahlreiche Lieferanten sind täglich damit involviert.

Können Lieferanten eine Rechnungsnummer manuell eingeben?

Ja. Lieferanten werden gebeten, bei der Erstellung einer Rechnung eine Rechnungsnummer anzugeben. Auf diese Weise können Lieferanten dieselbe Nummer verwenden, die möglicherweise von ihrem eigenen Administrator für die Bestellung erstellt wurde.

Welche Vorteile bringt die Nutzung von Coupa und dem Coupa Supplier Portal (CSP) für Lieferanten?

Die Zusammenarbeit mit dem Coupa Supplier Portal (CSP) bietet viele Vorteile für Lieferanten:

1. Kostenloses Self-Service-Tool für Lieferanten - Aktualisieren Sie Profile und Kontaktinformationen auf einfache Weise.
2. Einfach zu bedienen - Sie erhalten alle Bestellungen und verfolgen den Zahlungsstatus in Echtzeit.
3. One-Stop-Shop - Erstellen und senden Sie Rechnungen ganz einfach online.
4. Weniger Papier - Rechnungen müssen nicht mehr gedruckt, verschickt oder gefaxt werden.
5. Reduktion der Versandkosten
6. Standardprozesse = schnellere Berechtigungen

Wie wird die JURA Materials auswählen, welche Lieferanten in Coupa sind?

Lieferanten unterliegen den Vertragsrichtlinien und Verfahren von JURA Materials. Sobald ein Lieferant einen Auftrag für eine bestimmte Dienstleistung oder ein bestimmtes Produkt erhalten hat, wird der Lieferant von JURA Materials aufgefordert, sich beim CSP zu registrieren.

Ist die Zusammenarbeit mit Coupa sicher?

Coupas Sicherheit beginnt bei der physischen Sicherheit, die durch AWS bereitgestellt wird. Sie setzt sich in der Sicherheitsinfrastruktur der virtuellen privaten Coupa-Cloud fort, die eine Vermischung von Nutzerdaten verhindert. Die Sicherheitszertifizierung von Coupa basiert auf höchsten Sicherheitsstandards wie ISO 27001, HIPAA, SOC II, FedRAMP und PCI DSS. Die Abteilung für Governance, Risiko und Compliance (GRC) von Coupa unterhält mehrere Richtlinien, Prozesse und Dokumente, um Kunden und potenziellen Kunden zu helfen, Coupas Haltung in Bezug auf Sicherheits-Compliance und Zertifizierungen zu verstehen.

Meine Rechnungen werden als PDF-Anhang direkt per E-Mail an JURA Materials gesendet. Wie wird sich das mit Coupa ändern?

Idealerweise möchten wir, dass alle Rechnungen über das Coupa-Lieferantenportal eingereicht werden. Es können leider keine Rechnungen per E-Mail mehr empfangen werden. Rechnung könnne aber direkt mit Ihrem ERP System an Coupa gesendet werden (z. Bsp. cXML Format).

Wir senden nicht viele Rechnungen an JURA Materials. Sollte sich mein Unternehmen noch im Coupa-Lieferantenportal registrieren?

Unabhängig von der Häufigkeit oder den Gründen für Ihre Rechnung gilt unser neues E-Procurement-System Coupa für Sie. Viele Kunden benutzen ebenfalls Coupa. Es braucht nur ein Login für alle Ihre Kunden die mit Coupa arbeiten.

Können Lieferanten die Einstellungen für Coupa anpassen, um nur die Bestellungen anzuzeigen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden?

Es gibt keinen Filter zum Anzeigen von Bestellungen basierend auf deren Rechnungsstatus.

Wo können Lieferanten die Bestellungen ihrer Kunden einsehen?

Lieferanten können die Bestellungen ihrer Kunden überprüfen, indem sie im Dropdown-Menü auf die Registerkarte "Bestellungen" klicken. Wenn ein Lieferant mit mehr als einem Coupa-Kunden verbunden ist, muss er den Namen des Kunden aus dem Dropdown-Menü auswählen, um seine Bestellungen anzuzeigen. Bitte beachten Sie, dass Lieferanten ihre Kunden direkt kontaktieren müssen, um Zugriff zu erhalten.

Was ist der Zweck einer Bestellbestätigung durch den Lieferanten?

Lieferanten sollen ihren Kunden mitteilen, dass sie die Bestellung erhalten haben, indem sie auf die Schaltfläche "Bestellbestätigung" klicken. Dies signalisiert, dass der Lieferant die Waren oder Dienstleistungen nach erfolgreichem Eingang der Bestellung liefert und dem Kundenanforderer eine Benachrichtigung sendet.

Wie sollte ein Lieferant eine Pauschalbestellung in Rechnung stellen?

Lieferanten können eine Rechnung für eine einzelne Bestellung (PO) mehrmals abrechnen, indem sie einfach wie gewohnt auf das Bestellsymbol für die Bestellung klicken und den Betrag eingeben, der auf der Rechnung angezeigt werden soll. Ein Lieferant muss diesen Schritt jedes Mal wiederholen, wenn er eine Bestellung in Rechnung stellt.

Wird Coupa einen Lieferanten per E-Mail benachrichtigen, wenn eine Bestellung eingegangen ist?

Ja. Das System von Coupa ermöglicht automatische Benachrichtigungen per E-Mail- oder SMS für Statusaktualisierungen, sodass sich der Lieferant nicht jedes Mal beim Portal anmelden muss, um den Status seiner Bestellungen zu überprüfen.

Wo können Lieferanten Schulungen und Support für Coupa erhalten?

Referenzen und Support-Ressourcen sind auf der dieser Coupa-Webseite sowie auf Coupa.com verfügbar. Überprüfen Sie beide Ressourcen regelmässig auf Aktualisierungen. Wir werden regelmässig Online-Schulungen (Webinar auf MS TEAMS) durchführen.